Het vraagstuk van de vluchtelingen uit Duitsland werd aktueel nadat Hitler op 30 januari 1933 in Duitsland aan de macht kwam. Deze politieke omwenteling ging gepaard met de uitwijking van duizenden personen van Duitse en andere nationaliteit. Van deze eerste golf vluchtelingen kreeg Nederland een niet onbelangrijk deel; naar schatting in 1933 al meer dan 10.000 . Deze groep vluchtelingen bestond voor het grootste deel uit Joden (circa 90 en verder uit personen die vanwege hun politieke overtuiging uitweken. De regering trachtte in het begin de trek van vluchtelingen uit Duitsland naar Nederland in te dammen door invoering van verscherpte visumplicht. Voor de Duitse vluchtelingen had deze maatregel echter geen effect, daar de visumplicht voor Duitsers sedert 1 februari 1926 was opgeheven. Door middel van een rondschrijven van de Minister van Justitie werden voorschriften uitgevaardigd ten aanzien van toelating en verblijf in Nederland van vluchtelingen uit Duitsland, Polen en andere Oosteuropese landen .

Na de aansluiting van Oostenrijk bij Duitsland in 1938 dreigde opnieuw een vluchtelingenstroom. Dit was voor de Nederlandse regering reden tot nieuw beraad. Hieruit vloeide een rondschrijven voort van de Minister van Justitie van 7 mei 1938 waarin werd gesteld, dat verschillende belangen voor Nederland en haar bevolking het noodzakelijk maakten de verdere toelating van vluchtelingen tegen te gaan . "Een vluchteling zal voortaan als een ongewenst element voor de Nederlandse maatschappij en derhalve als een ongewenste vreemdeling worden beschouwd, die derhalve aan de grens geweerd en, binnenlands aangetroffen, over de grens gebracht zal moeten worden", aldus de Minister van Justitie. Indien er werkelijk levensgevaar voor de vluchteling was te duchten bij niet toelating, terugzending of ingeval van twijfel omtrent toelating, kon de beslissing van de minister worden ingeroepen.

Eind oktober 1938 werden Poolse Joden in Duitsland bij duizenden opgepakt en in treinen over de Poolse grenzen gezet. Uit protest schoot op 7 november 1938 Herschel Grynszpan, wiens ouders zich onder de slachtoffers van de actie bevonden, in Parijs een lid van het Duitse ambassadepersoneel dood. Hierdoor ontstond grote opwinding in de top van het Derde Rijk. Op 9 november 1938 gaven de leiders van het Derde Rijk opdracht tot een reeks gewelddadigheden tegen het Duitse jodendom wat uitmondde in plunderingen en verwoestingen van onder anderen winkels en synagogen (Reichskristallnacht) . Een nieuwe stroom van vluchtelingen was het gevolg en voor de Nederlandse regering aanleiding om opnieuw in te grijpen. De regering probeerde de vluchtelingenstroom te keren. Zelfs het middel van terugzending werd toegepast en tenslotte werden op 15 december 1938 de grenzen geheel gesloten . Deze maatregelen hadden niet het gewenste effect.

Door de Minister van Binnenlandse Zaken werd daarom op 4 januari 1939 een Centrale Commissie voor het Vluchtelingenvraagstuk ingesteld, waarin onder zijn voorzitterschap ambtenaren zitting hadden van de Ministeries van Binnenlandse Zaken en Justitie en vertegenwoordigers van de voornaamste comités welke zich met het vluchtelingenvraagstuk bezig hielden. De secretaris van deze commissie was dr. A.C. Groeneveldt, ambtenaar op het bureau Armwezen/Vluchtelingen (A/Vl) van het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Doel van de commissie was de verschillende problemen, welke zich ten aanzien van het vluchtelingenvraagstuk voordeden, in vaste wekelijkse bijeenkomsten centraal te overwegen en de oplossingen daarvan voor te bereiden .

In december 1938 kwam een gemeenschappelijk besluit tot stand van de Ministers van Justitie en Binnenlandse Zaken tot aanwijzing van verblijfplaatsen voor vluchtelingen. Op grond van het Vreemdelingenreglement 1918 viel de verantwoordelijkheid voor vluchtelingen onder de Ministeries van Justitie en Binnenlandse Zaken Het beheer over de vluchtelingenkampen werd als volgt verdeeld:

Deze legale vluchtelingen vielen in twee groepen uiteen:

De bedoeling van de verplichte kampopname was drieledig:

Categorie b. werd aanvankelijk over ruim 50 kampen door het gehele land verspreid . Van deze kampen waren de belangrijkste: het Lloyd Hotel, later Oostelijke Handelskade en de Quarantaine inrichting Zeeburgerdijk, beiden te Amsterdam, Koninginnehoofd en het Quarantaine Station Beneden Heyplaat, beiden te Rotterdam. Als kampleiders waren reserve officieren aangewezen. De overige kampen stonden onder leiding van particuliere instanties maar daarnaast onder supervisie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

Omstreeks de jaarwisseling 1938 1939 werden de "Regeeringsgemachtigden voor de onderbrenging van Joodsche vluchtelingen" aangewezen, te weten: H. Sieperda, hoofd comptabiliteit (4e afdeling) van het Ministerie van Justitie en B.G.A. Smeets, directeur van de tuchtschool te Nijmegen. Smeets werd belast met de zorg voor de illegale vluchtelingen en Sieperda voor de legale vluchtelingen. Tot hun competentie behoorden alle zaken de onderbrenging van vluchtelingen rakende, voorzover deze niet rechtstreeks door één van de ministeries werden verricht. Voor de uitvoering van hun taak werd eind 1938 het Vluchtelingenbureau ingesteld dat hen administratief ondersteunde bij de onderbrenging van vluchtelingen, hun overplaatsing, verlof of ontslag, het vervaardigen van kampvoorschriften en de bemoeienis met geestelijke verzorging en gezondheidszorg .

Het ontwikkelen van beleid met betrekking tot de zorg voor vluchtelingen en het beheer over de kampen was binnen de organisatorische structuur van Binnenlandse Zaken de verantwoordelijkheid van de afdeling Armwezen. Per 1 januari 1939 werd op deze afdeling het aparte bureau A/Vl gevormd, dat deze taak vervulde. Het Vluchtelingenbureau en A/Vl werden per 10 augustus 1939 samengevoegd om een einde te maken aan de administratieve chaos die was ontstaan doordat zij langs elkaar heen werkten. Bureau A/Vl was vanaf dat moment zowel belast met het beleid ten aanzien van de vluchtelingen als met de uitvoering hiervan.

Alle financiële en personele aangelegenheden met betrekking tot de vluchtelingenzorg vielen onder de verantwoordelijkheid van de afdeling Algemeen Secretariaat en Comptabiliteit (ASC) van het Ministerie van

Binnenlandse zaken . Deze taak werd ook uitgevoerd door een apart bureau ASC/Vluchtelingen (ASC/Vl). De chef van de afdeling ASC, L.L. Franx, trad op als beheerder van het fonds, dat diende ter financiering van alle kosten voor de vluchtelingenzorg.

De gelden voor dit fonds werden beschikbaar gesteld door particuliere comités die zich het lot van de vluchtelingen aantrokken. Alle kosten, inclusief bureau en personele kosten, werden door het Ministerie van Binnenlandse Zaken aanvankelijk uit dit fonds betaald, waarbij verantwoording werd afgelegd aan de comités . Later ging het Rijk ook zelf bijdragen in de kosten.

De drie belangrijkste comités, die op grond van hun financiële inbreng ook een beleidsadviserende taak hadden, waren:

Het Comité voor Bijzondere Joodsche Belangen te Amsterdam ondersteunde in principe alle Joodse vluchtelingen. Degenen onder deze vluchtelingen die de Joodse godsdienst niet aanhingen, werden ondersteund door respectievelijk het protestantse en het katholieke comité, die daarnaast ook niet Joodse vluchtelingen ondersteunden.

Tijdens de vergadering van 8 februari 1939 van de Centrale Commissie voor het Vluchtelingenvraagstuk deelde de Minister van Binnenlandse Zaken mee, dat hij met zijn ambtgenoot van Justitie tot de conclusie was gekomen, dat de meest economische en doeltreffende wijze voor de onderbrenging van de vluchtelingen die in een centraal vluchtelingenkamp zou zijn, welke op betrekkelijk korte termijn al naar behoefte kon worden aangepast dan wel uitgebreid. Het voorstel een post op de begroting op te voeren voor een Centraal Vluchtelingenkamp, werd tijdens de vergadering van de Ministerraad van 13 februari 1939 in zijn geheel aangenomen . Door het Ministerie van Binnenlandse Zaken werd toen gezocht naar een geschikt terrein voor de bouw van het kamp. In eerste instantie werd gedacht aan de Veluwe, maar in verband met gerezen bezwaren werd daar vanaf gezien . De keuze viel toen op een terrein gelegen in de boswachterij Hooghalen nabij Westerbork. Op 26 juli 1939 werd een overeenkomst gesloten waarbij het terrein door Staatsbosbeheer aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken in bruikleen werd gegeven . De heer D.A. Syswerda, directeur van het krankzinnigengesticht Zon en Schild te Amersfoort, werd per 8 mei 1939 benoemd tot directeur van het in oprichting zijnde Centraal Vluchtelingenkamp. Hij kreeg de algehele leiding in handen . Met de bouw werd in augustus 1939 een aanvang gemaakt. Ongeveer twee maanden later was deze zover gevorderd, dat op 9 oktober 1939, vier dagen voor de officiële ingebruikname, de eerste groep vluchtelingen, 22 in getal, in het kamp werden ondergebracht . Consequentie voor de voorlopige vluchtelingenkampen was, dat zij, naarmate de vluchtelingen meer en meer in het Centraal Vluchtelingenkamp werden ondergebracht, gesloten zouden worden.

Op vrijdag 13 oktober 1939 werd door de Minister van Binnenlandse Zaken de Commissie van Toezicht en Bijstand voor het Vluchtelingenkamp te Westerbork en de, met het kamp organisatorisch één geheel uitmakende, eventueel in te richten tehuizen voor kinderen en ouderen geïnstalleerd. Taak van de Commissie was gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan de Minister van Binnenlandse Zaken met betrekking tot de verzorging van vluchtelingen in het kamp . De commissie werd als volgt samengesteld: 2 vertegenwoordigers van het Joodse Comité, 1 vertegenwoordiger van het in oprichting zijnde Centraal Vluchtelingenkamp, 1 vertegenwoordiger van het Roomsch Katholiek Kindercomité, 1 vertegenwoordiger van het Roomsch Katholiek Comité, 1 vertegenwoordiger van het Protestantsch Comité, 2 vertegenwoordigers die werden aangewezen door de Minister van Binnenlandse zaken en 1 vertegenwoordiger uit de gemeente van vestiging. Voorzitter werd mr. J. Cramer van de Centrale Vereniging voor de opbouw van Drenthe en secretaris jhr.mr. L.H.N.F.M. Bosch Ridder van Rosenthal, ambtenaar op de afdeling Armwezen .

In juli 1940 werd de vluchtelingenzorg, inclusief het beheer over het Centraal Vluchtelingenkamp, ondergebracht bij het Ministerie van Justitie . Het bureau A/Vl werd naar aanleiding hiervan opgeheven. Omdat de geldmiddelen nog niet waren uitgeput, bleef het bureau ASC/Vl wel bestaan. Pas in oktober 1942, toen alle door particulieren bijeengebrachte gelden voor de vluchtelingenzorg waren aangewend, werd het bureau ASC/Vl opgeheven. De Commissie van Toezicht en Bijstand hief zichzelf op in mei 1940, in verband met de bijzondere tijdsomstandigheden

Elk bureau, de Commissie van Toezicht en Bijstand en de verschillende kampen vormden eigen archief.

In het archief van het bureau ASC/Vl werden de stukken die betrekking hadden op eenzelfde zaak bijeengebracht tot een dossier. De stukken werden afzonderlijk onder een eigen nummer in de agenda ingeschreven in volgorde van ontvangst of verzending. Het verband dat bestond tussen de stukken werd in de agenda aangegeven door middel van een verwijzing naar het voorafgaande en het eerstvolgende stuk. De agenda's werden, op het eerste exemplaar na (november 1938 december 1939), per jaar doorlopend genummerd. De nummers 933, 934 en 935 in de agenda van 1939 zijn per abuis verkeerd geagendeerd en horen thuis in de agenda van 1940 .

Uit de agenda's en de toekenning van nummers valt af te leiden dat het Vluchtelingenbureau en bureau A/VL aanvankelijk eigen archief vormden. Na de integratie van beide bureaus werden ook de archieven tot één geheel vermengd. De stukken die betrekking hadden op eenzelfde zaak werden in het archief van A/Vl bijeengebracht tot een dossier. De stukken werden afzonderlijk onder een eigen nummer ingeschreven in volgorde van ontvangst of verzending. Het verband dat bestond tussen de stukken werd in de agenda aangegeven door middel van een verwijzing naar het voorafgaande en/of het eerstvolgende stuk. Deze agenda's zijn te verdelen in twee soorten, te weten:

Naast de agenda's werden ook klappers bijgehouden.

Het archief van de Commissie van Toezicht en Bijstand voor het Centraal Vluchtelingenkamp te Westerbork werd gevormd en beheerd door de secretaris, jhr.mr. L.H.N.F.M. Bosch Ridder van Rosenthal.

Vluchtelingenkampen die rechtstreeks onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken vielen, vormden eigen archieven. Deze werden na de opheffing van deze kampen waarschijnlijk bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken ondergebracht. Aangetroffen werden de archieven van de kampen Lloyd Hotel, later Oostelijke Handelskade te Amsterdam, Quarantaine Station Beneden Heyplaat te Rotterdam en Koninginnehoofd te Rotterdam.

Na de registratuurperiode werden al deze archieven samengebracht bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken. De indruk bestaat dat op een gegeven moment alle stukken betreffende Joodse en andere vluchtelingen op één hoop zijn geveegd en herordend volgens het pertinentie beginsel, zodat vermenging van verschillende archieven heeft plaatsgevonden. Ook stukken uit andere archieven zijn bij de vermenging in deze verzameling gebracht.

Overbrenging van een overheidsarchief