Kartei der „Sachdokumente“ der Sammlungsgruppe Inhaftierung und Verfolgung

Identifier
DE ITS 0.4
Language of Description
German
Dates
28 Jul 1930 - 28 Feb 1979
Level of Description
Collection
Languages
  • Kartei der „Sachdokumente“:Deutsch/ LateinReferenzierte Quellen in der Kartei der „Sachdokumente“:Deutsch, Englisch, Französisch, Hebräisch, Italienisch, Niederländisch, Norwegisch, Polnisch, Russisch, Tschechisch/ Hebräisch, Kyrillisch, Latein
Source
EHRI Partner

Extent and Medium

640 Ordner

Art: Originale, Kopien

Creator(s)

Biographical History

Die Aufgabe der (bis 1978 bestehenden) Historischen Abteilung des International Tracing Service (ITS) bestand erstens im sogenannten „Dokumentenerwerb“, d. h. in der Sammlung allgemeiner Unterlagen zum Personenkreis, für den der ITS zuständig ist, also sowohl Opfer von Verfolgung und Terror des NS-Regimes als auch „Fremdarbeiter“ und Displaced Persons. Der Fokus lag auf den Unterlagen zur Verfolgung und Inhaftierung in den Konzentrationslagern.

Zweitens sollten die Dokumente internen und externen Personen zugänglich gemacht werden. Dies würde eine Kartei mit vier thematischen Einstiegen - Sachkartei, Ablageorts-Kartei, Aussteller- und Provenienzkartei sowie Adressatenkartei - erleichtern.

Dritte Aufgabe war die Auswertung der Materialien, u.a. um den anderen Abteilungen innerhalb des ITS zuzuarbeiten.

1979 gingen die Aufgaben der Historischen Abteilung in die Zuständigkeit der Abteilung Sachdokumente über. In den 1980er Jahren lag der Aufgabenschwerpunkt auf der Unterstützung der anderen ITS-Abteilungen bei der Erfüllung ihres humanitären Mandats. Die Unterstützung der historischen Forschung wurde mehr und mehr als außerhalb des eigentlichen Mandats der Institution angesehen. Im April 1982 wurde eine Neubewertung der Aufgaben der Abteilung vorgenommen, die Arbeiten an der Kartei der "Sachdokumente" nicht weiter verfolgt und diese nebst erläuternden Unterlagen von der Arbeitsgruppe Sachregister an die Abteilung Sachdokumente abgegeben. Stattdessen wurde der Fokus auf die die Personenrecherche unterstützenden Ordnungsarbeiten gelegt.

Der Dokumentenerwerb, d. h. die gezielte Recherche und Übernahme von Originalen, Verfilmungen oder Kopien von Unterlagen aus anderen Archiven, wurde bis 2006 weiter geführt. Die dabei übernommenen Unterlagen sind jedoch nicht in der Kartei erschlossen.

Der Gesamtumfang der Dokumente der Abteilung betrug im Jahr 2008 164 laufende Meter. Im Zuge der Gründung der Forschungsabteilung 2007 wurde die Abteilung Sachdokumente aufgelöst.

Archival History

Die von der Historischen Abteilung und der Abteilung Sachdokumente akquirierten, verwalteten, erschlossenen und ausgewerteten Dokumente fanden auf zwei Wegen Eingang in den ITS: zum einen durch fallbezogene Zusendungen aus Verwaltungsstellen (z.B. Zentrale Stelle der Landesjustizverwaltungen in Ludwigsburg), privaten Einrichtungen, Archiven (z.B. Bundesarchiv und Institut für Zeitgeschichte) und Privatpersonen, zum anderen über gezielten Dokumentenerwerb durch Mitarbeiter/innen des ITS bis 2006. Dies passierte in der Absicht, die teils großen Lücken der jeweiligen Lagergeschichte zumindest zu verringern, denn von den Konzentrationslagern und ihren Außenkommandos sind lediglich die Dokumente der Konzentrationslager Buchenwald und Dachau nahezu vollständig vorhanden. Andere Lager sind gut oder nur teilweise, spärlich oder überhaupt nicht mit personenbezogenen Dokumenten (z.B. Häftlingspersonalbogen) belegt.

Unter „Sachdokumente“ wurden beim ITS Unterlagen verstanden, die die personenbezogenen Unterlagen ergänzen. Hierunter wurden zum Teil direkt bei den nationalsozialistischen Behörden und Organisationen oder aber auf Veranlassung der Alliierten und humanitärer Organisationen nach der Befreiung entstandene Dokumente zusammengefasst.Neben den im Original vorhandenen liegen in den Sammlungen des ITS viele Dokumente als Kopie vor.

2009 wurde die Dokumentensammlung der Abteilung Sachdokumente in die Tektonik des ITS-Archivs eingegliedert. Dies hatte eine thematische Aufteilung des Dokumentenbestands unter anderem als „Allgemeine Informationen“ der Konzentrationslager-Sammlungen (DE ITS 1.1.x.0 Allgemeine Informationen x) zur Folge. 2010 und 2011 wurden die Sammlungen gescannt und über das digitale Archivdatenbanksystem der internen und externen Benutzung zur Verfügung gestellt.

Acquisition

International Tracing Service (ITS), Arbeitsgruppe Sachregister (Working group Subject File)

1982-04-30

Scope and Content

Kartei der „Sachdokumente“:

Beschreibungen u. a. zu den allgemeinen Dokumenten der Konzentrationslager-Sammlungen. Ihre Ordnung folgt einer mehrstufigen Klassifikation zu den Rahmenthemen Konzentrationslager, SS-Baubrigaden, SS-Eisenbaubrigaden, Vernichtungslager, Jugendschutzlager, Polizeihaftlager unter dem Befehlshaber der Sicherheitspolizei, Zwangsarbeitslager für Juden, Ghettos und einem Chronologischen Verzeichnis.

Die referenzierte Sammlung enthält u.a.:

Korrespondenz, Erlasse und Befehle des Reichssicherheitshauptamtes und des SS Wirtschafts-Verwaltungshauptamtes, allgemeine und statistische Befehle und Anordnungen einzelner Konzentrationslager, Berichte über die Zustände in den Haftstätten und über das Schicksal von Zeugen (von Generalstaatsanwälten nach dem Krieg gesammelt).

System of Arrangement

In ihrer physischen Ordnung folgen die Unterlagen keiner Systematik. Für den Zugriff auf die Dokumente wurde eine umfassende feingliederige sachthematische Klassifikation entwickelt. Die auf bis zu fünf Ebenen vorhandenen Klassen haben eine eindeutige dezimale Kennung. Zur übersichtlicheren Darstellung und aufgrund der umfangreicheren Möglichkeiten der elektronischen Suche wurden nur die ersten drei Ebenen der Klassifikation im retrokonvertierten Findmittel abgebildet.

Conditions Governing Access

Sowohl die Kartei der „Sachdokumente“ als auch die in ihr referenzierten Archivalien sind retrokonvertiert bzw. vollständig digitalisiert, aber aus konservatorischen Gründen grundsätzlich nur in digitaler Form einsehbar.

Conditions Governing Reproduction

Für die Anfertigung von Reproduktionen gilt die Gebührenordnung des ITS.

Finding Aids

  • DE ITS 0.1 Zentrale Namenkartei (Verweis auf „Sachdok.-Ordner“)

    DE ITS 10.7.10 Inventur-Kartei Sachdokumente

Existence and Location of Copies

  • Digitale Kopien der ITS Sammlungen:

  • Dokumentations- und Forschungszentrum über den Widerstand, Luxemburg; Französisches Nationalarchiv, Paris; Institut für nationales Gedenken, Warschau; Staatsarchiv Belgien; USHMM, Washington; Wiener Library, London; Yad Vashem, Jerusalem.

Related Units of Description

  • Innerhalb des ITS:

  • DE ITS 1 Inhaftierung und Verfolgung

Note(s)

  • In ihrer Struktur und inhaltlichen Tiefe weicht die Kartei der „Sachdokumente“ der Sammlungsgruppe 1 Inhaftierung und Verfolgung von konventionellen archivischen Findmitteln ab. Daher bedarf es an dieser Stelle einer ausführlichen Erklärung:

    •   Generell wird bei nicht vorhandenen Angaben der Vermerk „nicht angeführt“ eingetragen.
      
    •   Signatur: Bildnummer der Karte innerhalb der Kartei.
      
    •   Altsignatur1: Gibt die Kartonnummer der referenzierten Verzeichnungseinheit an, z. B. „Buchenwald 66“.
      
    •   Altsignatur2: Nennt die Bezeichnung des Historischen Ordners (Zahlen mit ggf. einem ohne Leerzeichen folgenden Zusatz eines kleinen Buchstabens) bzw. des Informationsordners (Zahlen, wie bei den Historischen Ordnern, denen ein „I“ ohne Leerzeichen vorangestellt ist) mit der Seitenzahl. Die Seiten werden immer in Folio angegeben. Dies ist die maßgebliche Referenz zur Ermittlung des Dokuments. Wird innerhalb von Enthält-Vermerken auf die Ordnerangaben hingewiesen, geschieht dies nach diesem Muster.
      
    •   Titel: Gibt den Betreff eines Dokuments wieder. Ist dieser nicht aussagekräftig genug oder ist keiner vorhanden, steht im Klammerzusatz ein durch den Bearbeiter neu gebildeter Titel. Sofern kein neuer Titel gebildet wurde, wird auf den Inhalt des Textfeldes verwiesen.
      
    •   Laufzeit: Die Laufzeit ist tag- oder monatsgenau angegeben. Ist das Datum unbekannt, ist der Wert „20. Jahrhundert“ gesetzt.
      
    •   Ersteller/ Provenienz: Benennung des Absenders eines Schriftstücks.
      
    •   Enthält-Vermerk:
      
  • o Adressat: Nennung der Stellen, denen die Dokumente zugestellt wurden.

  • o Anlage: Gibt Information darüber, ob das Dokument ursprünglich über Anlagen verfügte und welche Anzahl diese hatten.

  • o Textfeld: Gibt kurz und prägnant eine erschöpfende Inhaltsangabe des Dokuments und kann auf mehrere Karten aufgeteilt sein.Z.T. sind hier neben dem Sprachen-Feld auch Informationen zu angefertigten Übersetzungen enthalten.

    •   Verwandte Materialien: Nennung von Aktenzeichen bzw. zeitgenössischen Referenzen auf verwandte Dokumente. Diese müssen sich nicht in den Beständen des ITS befinden.
      
  • Physische Beschaffenheit und technische Anforderungen: Mit dem Präfix „Art:“ ist das physische Charakteristikum des Dokuments, z.B. Original oder Fotokopie, beschrieben.

Archivist Note

Grundlage für die Verzeichnung bildeten die „Erfassung der Historischen bzw. allgemeinen Dokumente“ vom März 1970 im Allgemeinen sowie im Speziellen die „Richtlinien für Dokumentenauswertung“, welche Beispielerfassungen enthält. Die Erfassung, die in ihrer Ausführlichkeit von Dokumenten- bis hin zur Konvoluten-Erschließung reicht, orientiert sich an den 1969 von dem damaligen ITS-Direktor Nicolas Burckhardt festgelegten Prioritäten, die sich aus dem Mandat des ITS ableiten ließen. Die Erfassungsanweisung verweist auf das Beispiel, dass Dokumente zur „Schutzhaft“ und zu den Konzentrationslagern von hoher Bedeutung sind. Dokumente zur „Euthanasie“ wurden zum Zeitpunkt der Erschließung als weniger wichtig angesehen. Bei letzteren Themen wurde eine summarische Verzeichnung vorgenommen.

Im Laufe der Erschließungsarbeiten wurden die Informationen nicht einheitlich in die Felder der Karteikarten eingetragen, was heute eine Vielzahl unterschiedlich strukturierter Inhalte auf den Karten zur Folge hat.

Ursprünglich wurde bei der Kartei mit zahlreichen Abkürzungen gearbeitet, welche zum großen Teil während der Retrokonversion aufgelöst wurden.

Die historischen bzw. die Sachdokumente sollten für die internen und externen Benutzer zugänglich gemacht werden. Aufgrund der Pertinenzordnung der Sammlung erforderte dies bei der Erschließung eine andere Herangehensweise als normalerweise in einem Archiv üblich.

Die genannten Richtlinien können auf Anfrage beim International Tracing Service in Bad Arolsen eingesehen werden.

Im Rahmen der Veröffentlichung im Web wurden die Erschließungsgrundsätze weitestgehend an ISAD (G) angeglichen.

Die Veröffentlichung dieser Findkartei erfolgte 2016 mit Unterstützung der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG).

Process Info

  • Die historischen bzw. allgemeinen Dokumente des International Tracing Service wurden von Mitarbeitern der Historischen Abteilung (1970-1978) und der Abteilung Sachdokumente (1979-1982) erschlossen. Die notwendigen Arbeiten im Vorfeld der Veröffentlichung im Web wurden zwischen 2013 und 2016 von dem Referat Archivische Erschließung in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister durchgeführt.

  • Im Rahmen dieser Arbeiten wurden schutzwürdige personenbezogene Angaben anonymisiert. Sollten trotz der dabei angewandten Sorgfalt Informationen übersehen worden sein bittet der ITS um Mitteilung damit dies noch nachträglich geändert werden kann.

  • 1970 - 1982

Fichier des « documents à caractère général » du groupe documentaire « Incarcération et persécution »

Identifier
DE ITS 0.4
Language of Description
French
Dates
28 Jul 1930 - 28 Feb 1979
Level of Description
Collection
Languages
  • Fichier des « documents à caractère général »:Allemand/ LatinSources référencées dans le fichier des « documents à caractère général »Allemand, anglais, français, hébreux, italien, néerlandais, norvégien, polonais, russe, tchèque/ cyrillique, hébreux, latin
Source
EHRI Partner

Extent and Medium

640 classeurs

Genre : Originaux, copies

Creator(s)

Biographical History

La première tâche de la section historique de l’International Tracing Service (ITS), ayant existé jusqu’en 1978, consistait en l’« acquisition de documents », à savoir la collecte de documents à caractère général sur la catégorie de personnes relevant de la compétence de l’ITS, à savoir les victimes des persécutions et de la terreur du régime national-socialiste, les travailleurs forcés étrangers et les « Displaced Persons » (personnes déplacées). La priorité était donnée aux documents relatifs à la persécution et à l’incarcération dans les camps de concentration.

Sa seconde tâche était de rendre les documents disponibles, tant au niveau interne qu’à des personnes externes. Leur accès devait être facilité par le biais d’un fichier thématique réparti en quatre catégories : fichier par thèmes, fichier des lieux de dépôt, fichier des sources et des provenances et fichier des destinataires.

La troisième tâche était l’exploitation du matériel documentaire en vue notamment d’aider les autres sections de l’ITS.

En 1979, les activités de la section historique furent reprises par la section « documents à caractère général ». Dans les années 80, la tâche principale était d’assister les autres sections de l’ITS dans l’accomplissement de leur mandat humanitaire. On commença de plus en plus à considérer que contribuer à la recherche historique ne faisait pas partie du mandat initial de l’institution. En avril 1982 eut lieu une nouvelle évaluation des travaux de la section. Les travaux liés au fichier des « documents à caractère général » ne furent pas poursuivis. Le groupe de travail « registre thématique » remit le fichier précité ainsi que d’autres documents explicatifs à la section « documents à caractère général ». On mit alors l’accent sur les travaux de classement utiles au traitement des recherches à caractère personnel.

L’acquisition de documents, à savoir la recherche ciblée et la prise en charge d’originaux, de films ou de copies de documents provenant d’autres services, a été pratiquée jusqu’en 2006. Les documents acquis dans ce cadre ne sont toutefois pas saisis dans le fichier. En 2008, le volume total des documents de la section était de 164 mètres linéaires. La section documents à caractère général a été dissoute en 2007 lors de la création de la section de la recherche historique.

Archival History

Les documents acquis, gérés, enregistrés et exploités par la section historique et la section documents à caractère général sont arrivés à l’ITS de deux manières : d’une part, dans le cadre du traitement de cas par l’envoi de services administratifs (tel le Service Central des administrations régionales de justice à Ludwigsburg), d’organisations privées, de services d’archives (par ex. les Archives fédérales et l’Institut d’Histoire Contemporaine) voire de particuliers, et, d’autre part, par une acquisition ciblée, effectuée par des collaborateurs/trices de l’ITS jusqu’en 2006. Ceci avait pour but de combler au moins certaines importantes lacunes dans l’histoire des camps. En effet, seuls les documents des camps de concentration de Buchenwald et de Dachau et de leurs commandos extérieurs sont quasiment intégraux. Pour certains camps, les documents personnels sont partiellement complets, pour d’autres, ceux-ci sont incomplets, fragmentaires voire inexistants (en ce qui concerne par ex. les formulaires personnels de détenus).

Le terme « documents à caractère général » désignait à l’ITS les documents complétant les documents individuels. Les documents créés en partie directement par les autorités et organisations national-socialistes, voire sur ordre des Alliés et des organisations humanitaires après la libération, y sont réunis.

Les collections de l’ITS comprennent non seulement des documents originaux, mais aussi de nombreuses copies.

En 2009, la collection documentaire de la section « documents à caractère général » a été incorporée dans le plan de classement des archives de l’ITS. Ceci entraîna une répartition thématique du fonds documentaire, notamment sous la désignation « informations générales » des collections documentaires des camps de concentration (DE ITS 1.1.x.0 Informations Générales x). En 2010 et 2011, les collections furent numérisées et mises à disposition pour l’utilisation interne et externe par l’intermédiaire du système de banque de données d’archives.

Acquisition

International Tracing Service (ITS), Arbeitsgruppe Sachregister (Working group Subject File)

1982-04-30

Scope and Content

Fichier des « documents à caractère général » :

Descriptions, entre autres, de documents d’ordre général des collections des camps de concentration. Ils sont classés en plusieurs niveaux portant sur les thèmes des camps de concentration, les brigades de construction SS, les brigades de construction ferroviaire, les camps d’extermination, les camps de protection des la jeunesse, les camps de détention de la police soumis au « Befehlshaber der Sicherheitspolizei », les camps de travaux forcés pour Juifs, les ghettos ainsi qu’un registre chronologique.

La collection référencée comprend entre autres :

De la correspondance, des décrets et ordres de l’Office central de la sécurité du Reich et de l’Office central administratif et économique de la SS, des ordres généraux et statistiques et des ordonnances de divers camps de concentration, des rapports sur les conditions dans les lieux de détention et sur le sort de témoins (rassemblés après la guerre par des procureurs généraux)

System of Arrangement

L’ordre physique des documents ne suit pas un schéma de classement systématique. Une vaste classification, finement structurée en fonction des thèmes, a été développée pour permettre l’accès aux documents. Les groupes pouvant avoir jusqu’à cinq niveaux ont obtenu un identifiant décimal explicite. Dans un souci de clarté pour la présentation et en raison des nombreuses possibilités qu’offre la recherche électronique, seuls les trois premiers niveaux de classification sont représentés dans l’instrument de recherche rétroconverti.

Conditions Governing Access

Tant le fichier des « documents à caractère général » que les fonds d’archives qui y sont référencés sont rétroconvertis, voire entièrement numérisés. Principalement pour des raisons de conservation, ils ne sont cependant consultables que sous leur forme numérisée.

Conditions Governing Reproduction

La reproduction de documents d’archives est facturée selon le barème en vigueur à l’ITS.

Finding Aids

  • DE ITS 0.1 Fichier central de noms (Renvoi au classeur « documents à caractère général »

    DE ITS 10.7.10 Fichier inventaire des « documents à caractère général »

Existence and Location of Copies

  • Copies numérisées de la collection de l’ITS :

  • Centre de Documentation et de Recherche sur la Résistance, Luxembourg; Archives Nationales françaises, Paris; Institut de la Mémoire Nationale, Varsovie ; Archives d’Etat de Belgique; USHMM, Washington; Wiener Library, London; Yad Vashem, Jérusalem.

Related Units of Description

  • Au sein de l’ITS :

  • DE ITS 1 Incarcération et persécution

Note(s)

  • Le fichier des « documents à caractère général » du groupe 1 de la collection « Incarcération et persécution » diffère dans sa structure et dans son contenu des autres instruments de recherche d’archive conventionnels. Pour cette raison, quelques explications précises s’imposent ici :

    •   La remarque « non indiqué » est inscrite en général lorsque les indications ne sont pas disponibles.
      
    •   Cote : numéro de l’image de la fiche au sein du fichier.
      
    •   Ancienne cote 1 : indique le numéro du carton de l’unité décrite, par exemple « Buchenwald 66 ».
      
    •   Ancienne cote 2 : désigne le classeur historique (chiffres complétés le cas échéant d’une lettre minuscule, séparés ou non d’un espace) voire le classeur d’informations (chiffres comme pour les classeurs historiques, précédés d’un « l » sans espace) et du numéro de la page. Les pages sont toujours indiquées in-folio. Ceci est la référence déterminante pour trouver le document. Si, dans les remarques concernant le contenu, les indications relatives aux classeurs sont indiquées, ceci s’effectue selon le schéma suivant :
      
    •   Titre : indique l’objet du document. Si ce dernier n’est pas suffisamment explicite ou s’il n’est pas disponible, un nouveau titre, créé par un collaborateur de l’ITS, apparaît entre parenthèses. S’il n’existe pas de nouveau titre, référence est faite au contenu de la zone de texte.
      
    •   Période : La période est exactement indiquée en jours ou en mois. Si la date est inconnue, la mention « 20ème siècle » est indiquée.
      
    •   Editeur/provenance : Mention de l’expéditeur d’un document.
      
    •   Remarques sur le contenu :
      
  • ○ Destinataire : mention des services auxquels les documents ont été envoyés.

  • ○ Pièce jointe : précise si le document avait des annexes à l’origine et leur nombre.

  • ○ zone de texte : donne une description courte et précise du contenu du document et peut être répartie sur plusieurs fiches. Outre le champ « langue », on trouve parfois également des mentions quant à des traductions effectuées.

    •   Matériel apparenté : indication de références de dossier voire de références contemporaines sur des documents apparentés. Ces derniers ne se trouvent pas forcément dans les fonds de l’ITS.
      
  • Structure physique et exigences techniques : La caractéristique physique du document, p. ex. original ou copie, est indiquée par le préfixe « Art. ».

Archivist Note

« L’enregistrement des documents historiques, respect. des documents à caractère général » de mars 1970 a servi de base pour de l’indexation en général, et plus spécifiquement, les « directives pour l’exploitation des documents », qui contiennent des exemples d’enregistrement. L’enregistrement, comprenant tant le récolement de documents que de liasses, s’oriente aux priorités fixées en 1969 par le directeur de l’ITS de l’époque, Nicolas Burckhardt, et découlant du mandat de l’ITS. La directive d’enregistrement pour les documents relatifs à la « Schutzhaft » (détention de sûreté) et aux camps de concentration étaient, par exemple, d’une importance majeure. Les documents sur « l’euthanasie » étaient considérés comme secondaires au moment de l’enregistrement. Pour les thèmes précités, une indexation sommaire a été effectuée.

Lors des travaux de récolement, les informations ne furent pas inscrites uniformément dans les cases figurant sur les fiches, raison pour laquelle la structure du contenu des fiches se trouve sous différentes formes.

Initialement, le travail avec le ficher s’effectuait à l’aide de nombreuses abréviations. Lors de la rétroconversion, l’utilisation de telles abréviations fut en grande partie abandonnée.

Les documents historiques, respect. les « documents à caractère général », devaient être rendus accessibles au personnel de l’ITS ainsi qu’aux utilisateurs externes. En raison de l’ordre de pertinence de la collection, il a donc fallu, lors du récolement, procéder d’une manière différente de celle pratiquée usuellement dans les autres services d’archives.

Les directives citées peuvent être consultées sur demande à l’International Tracing Service à Bad Arolsen.

Dans le cadre de la mise en ligne sur Internet, les principes de récolement ont été en grande partie adaptés aux normes de l’ISAD (G).

La mise en ligne de ce fichier de recherche a eu lieu en 2016 avec le soutien de la Fondation allemande pour la recherche (Deutsche Forschungsgemeinschaft/DFG).

Process Info

  • Les documents historiques, voire à caractère général de l’International Tracing Service, ont été récolés par les collaborateurs du service historique (1970-1978) et du service « documents à caractère général » (1979-1982). Les travaux nécessaires préalables pour la mise en ligne sur Internet ont été réalisés entre 2013 et 2016 par le département « récolement » en collaboration avec un prestataire de services externe.

  • Les données personnelles sensibles ont été rendues anonymes dans le cadre de ces travaux. Si, malgré tous les soins apportés, des informations avaient été omises, prière de bien vouloir le communiquer à l’ITS afin qu’il puisse procéder à des modifications ultérieures.

  • 1970-1982

Card index of the “general documents” of the collection Incarceration and Persecution

Identifier
DE ITS 0.4
Language of Description
English
Dates
28 Jul 1930 - 28 Feb 1979
Level of Description
Collection
Languages
  • “subject documents” cardindex:German/ LatinReferenced sources in the “subject documents”card index:Czech, Dutch, English, French, German, Hebrew, Italian, Norwegian, Polish, Russian/ Cyrillic, Hebrew, Latin
Source
EHRI Partner

Extent and Medium

640 Folder

Type: originals, copies

Creator(s)

Biographical History

The task of the International Tracing Service (ITS) Historical Section, which had existed until 1978, consisted primarily of so-called „document acquisition“, i.e. collecting general records on those groups of persons the ITS is responsible for, thus both for victims of persecution and terror of the Nazi Regime as well as „foreign laborers“ and Displaced Persons. Focus was on the documents concerning persecution and incarceration in the concentration camps.

Secondly, the documents should be made accessible both for internal and external users. A card index with four thematic introductions – subject file, filing location file, issuer and provenience file as well as an addressee file – would simplify this.

The third task was the evaluation of the materials, among others in order to do the groundwork for the other departments within the ITS.

In 1979 the tasks of the Historical Section were passed on to the General Documents Section. In the 1980s the main task focus was on supporting the other ITS departments in their fulfilling of the humanitarian mandate. Supporting historical research was increasingly seen as being outside the scope of the actual mandate of the institution. In April 1982 the tasks of the department were re-evaluated, the work on the file of the "general documents" was discontinued, and the file was then handed over to the General Documents Section, along with explanatory material the General Index working group, among others, had created on the file. In its place the focus was on classification work supporting person-related research.

Document acquisition, i.e. specific research on and acquisition of original documents, films or copies of documents from other archives, continued until 2006. The documents acquired during that time are not, however, described in the file.

In 2008 the total extent of the documents of the department amounted to 164 linear meters. With the establishment of the Research Department in 2007 the General Documents Section was dissolved.

Archival History

The documents that were acquired, organized, described and evaluated by the Historical Section and the General Documents Section were incorporated into the ITS in two ways: on the one by way of case-related documents sent from administrative offices (e.g. the Central Office of the State Justice Administration in Ludwigsburg), private institutions, archives (e.g. Federal Archives and the Institute of Contemporary History), and individual persons, on the other by specific document acquisition through staff members of the ITS until 2006. This occurred with the intention of, if not eliminating, then at least reducing the sometimes considerable gaps in the respective camp history, as from all the concentration camps and their satellite camps only the documents from the Buchenwald and Dachau Concentration Camps are for the most part complete. Other camps are only partially or just adequately documented with person-related documents (e.g. prisoner registration forms); some are barely documented, if at all.

At the ITS, the term “general documents” was defined as those documents that augment the person-related documents. Here, documents acquired directly from national socialist authorities and organizations or documents created by the Allies and humanitarian organizations following the liberation were compiled.

Apart from the originals, many documents in the ITS collections are copies.

In 2009 the document collection of the General Documents Section was integrated into the tectonics of the ITS Archive. This resulted in a thematic division of the document collection among others as „general information“ of the Concentration Camp Collections (DE ITS 1.1.x.0 General Information x). In 2010 und 2011 the collections were scanned and via the digital archive databank system made accessible for internal and external use.

Acquisition

International Tracing Service (ITS), Arbeitsgruppe Sachregister (Working group Subject File)

1982-04-30

Scope and Content

Card index of the “general documents”:

Descriptions, among others, of the general documents of the Concentration Camp Collection. Their structure follows a multi-level classification on the overall topics Concentration Camp, SS-Construction Brigades, SS-Iron Construction Brigades, Extermination Camps, Youth Protection Camps, Police Detention Camps under the command of the security police, Slave-Labor Camps for Jews, Ghettos and a chronological index.

The referenced collection contains, among others: correspondence, decrees and orders from the Reich Main Security Administration and the SS Economic and Administrative Main Office, general and statistical commands and orders from individual concentration camps, reports on the conditions in the prison camps and on the fates of witnesses (collected by attorneys general after the war).

System of Arrangement

The documents do not follow a specific system in their physical ordering. A comprehensive precisely structured subject classification was developed for accessing the documents. The categories, which can include up to five levels, have a clear decimal identification. For a clearer representation and because of the more comprehensive possibilities of the electronic search only the first three levels of classification were illustrated in the retro-converted finding aid.

Conditions Governing Access

Both the “generaldocuments” card index as well as the archival materials referenced in it are retro-converted and/or completely digitized. For conservational reasons, however, they can be viewed in digitized form only.

Conditions Governing Reproduction

For preparing reproductions the ITS regulations for fees applies.

Finding Aids

  • DE ITS 0.1 Central Name Index (reference to ”general doc. folder“)

    DE ITS 10.7.10 Inventory Index on General Documents

Existence and Location of Copies

  • Digital Copies of the ITS Collections:

  • Documentation and Research Center on the Resistance, Luxembourg; French National Archive, Paris; Institute of National Remembrance, Warsaw; State Archives of Belgium; USHMM, Washington; Wiener Library, London; Yad Vashem, Jerusalem.

Related Units of Description

  • Within the ITS:

  • DE ITS 1 Incarceration and Persecution

Note(s)

  • In its structure and content depth the “generaldocuments” card index of the collection group 1 Incarceration and Persecution differs from conventional archival finding aids. For this reason a detailed explanation is necessary here:

    •   In general, where information does not exist or is not available, the words „not listed (nicht angeführt)” are noted.
      
    •   Reference Code: image number of the card within the index.
      
    •   Old Reference Code1: shows the box number of the referenced unit of description, e.g. „Buchenwald 66“.
      
    •   Old Reference Code2: names the characterization of the historical folder (digits that may have a lower-case letter added with no gap preceding) and/or of the information folder (digits, as in the historical folders, preceded by an “l” without a gap) with the page number. The pages are always listed in Folio. This is the relevant reference for locating the document. If reference is made to the folder information within the “contains note”, this occurs following this pattern.
      
    •   Title: reflects the content of the document. If this is not sufficiently explanatory or if there is no title, a title created anew by the person who worked on the documents is in parentheses. If there was no new title created, reference is made to the content of the text field.
      
    •   Time period: The time period is given as daily or monthly. If the date is unknown, the value „20th century“ is given.
      
    •   Creator/Provenience: names the sender of a document.
      
    •   Contains note:
      
  • o Addressee: names the addresses where the documents were delivered.

  • o Attachments: provides information on whether the document originally had attachments and the number of these.

  • o Text field: Gives in short and detailed form an exhaustive content summary of the document and can extend over several cards.In addition to the language field this can also contain information on prepared translations.

    •   Related material: names the file number and/or contemporary references to related documents. These are not necessarily to be found in the ITS collections.
      
    • Physical characteristics and technical specifications: with the prefix „Art:“ the physical characteristics of the document, e.g. original or photocopy, are described.

Archivist Note

The “Catalogue of the Historical or General Documents” from March 1970 in general as well as the „Guidelines for Evaluating Documents“ in particular, which provides cataloging examples, formed the basis for the description. The catalogue, with its thorough descriptions of documents ranging from individual documents to bundles, is oriented to the priorities established in 1969 by the ITS director at that time, Nicolas Burkhardt; these were derived from the mandate of the ITS. The catalogue instructions make reference to the example that documents on „Protective Custody“ and on the concentration camps are of extreme importance. Documents on „Euthanasia“ were viewed as being less significant at the time the descriptions were made. In the case of the latter topic a summary description was planned.Through the course of the description work the information was not entered uniformly into the fields of the index cards, which has resulted in a number of differently structured contents on the cards today.

Originally, in working with the file, numerous abbreviations were used; the majority of these were dissolved during the retro-conversion.

The historical or generaldocuments should be made accessible for internal and external users. Because of the pertinence order of the collection, this demanded a different approach in the descriptive work than is normally customary in an archive.

The guidelines mentioned can be viewed upon request at the International Tracing Service in Bad Arolsen.

In publishing on the web, the principles of description follow the international guidelines of the ISAD (G) as much as possible.

The publication of this card file index was made possible in 2016 with support of the German Society (DFG).

Process Info

  • The historical or general documents of the International Tracing Service were described by staff members of the Historical Section (1970-1978) and the General Documents Section (1979-1982). The necessary work done in preparation for being published on the web was done between 2013 and 2016 by the Archival Description Department in cooperation with an external service provider.

  • In the context of this project, person-related data has been anonymized. If it is discovered that some information has been overlooked despite the care taken to ensure the protection of sensitive data, please inform the ITS so that this can be corrected accordingly.

  • 1970 - 1982