Personalakten von Beschäftigten des öffentlichen Dienstes

Bestandsbeschreibung

Bestandsgeschichte

Mit dem 9. Gesetz zur Änderung dienstrechtlicher Vorschriften vom 11. Juni 1992 (BGBl. I S. 1030) wurde die Gliederung von Personalakten für Beamte generell geregelt. Personalakten sind demzufolge nach sachlichen Gesichtspunkten in Grund- und Teilakten zu gliedern. In Einzelfällen können auch Personalnebenakten angelegt und geführt werden (§ 90 (2) BBG). Den aktenführenden Stellen blieb vorbehalten, interne Regelungen zur Führung, Ordnung und Aufbewahrung von Personalakten im eigenen Geschäftsbereich einzuführen. Personalakten enthalten Angaben zur dienstlichen Laufbahn (Anstellung, Ernennungen, Beförderungen, Versetzungen, Abordnungen, Vertretungen, dienstliche Beurteilungen) und zum Lebenslauf des Beschäftigten (Personalbogen, Lebenslauf, Nachweise und Zeugnisse früherer Berufstätigkeiten). Ältere Personalakten können darüber hinaus auch Unterlagen über Krankheiten, Beihilfen, Urlaubszeiten, Auszeichnungen und ggf. Disziplinarstrafen enthalten. Grundsätzlich wird die Personalakten von der personalverwaltenden Dienststelle geführt. Grundakten der Leiter nachgeordneter Dienststellen und höherer Beamter können auch in den vorgesetzten Dienststellen bzw. Bundesministerien geführt werden. Bei einer ressortinternen Versetzung oder einem Wechsel in einen anderen Geschäftsbereich werden Personalakten in der Regel an die neue Dienststelle abgegeben und dort weitergeführt, ggf. als Vorakte zu einer neuen Personalakte genommen. Besteht nach dem Ausscheiden aus dem öffentlichen Dienst ein Anspruch auf Versorgung, führt die zuständige Versorgungsdienststelle eine Versorgungsakte. Die Personalakte kann teilweise oder vollständig an die Versorgungsdienststelle übergeben und den Versorgungsunterlagen hinzugefügt werden. Die Aufbewahrungsfristen der Personalakten für Zwecke der Verwaltung sind in § 90f BBG geregelt.

Im Jahre 2009 wurde u.a. das Personalaktenrecht novelliert. Das Gesetz zur Neuordnung und Modernisierung des Bundesdienstrechts (Dienstrechtsneuordnungsgesetz - DNeuG) vom 11. Februar 2009 regelt unter Abschnitt 5 (Beendigung des Beamtenverhältnisses), Unterabschnitt 4 (Personalaktenrecht), Aufbau, Inhalte, Aufbewahrungsfristen von Personalakten sowie deren gesetzliche Anbietepflicht.

Archivische Bewertung und Bearbeitung

Bis ca. 1980 wurden Personal- und Versorgungsakten ehemaliger Reichs- und Bundesbediensteter von den zuständigen Versorgungseinrichtungen (in der Regel Mittelbehörden der Bahn-, Post-, Verkehrs- und Finanzverwaltungen) an die jeweils zuständigen Landesarchive abgegeben. Erst seit Mitte der 80er Jahre werden Personal- und Versorgungsakten von Angehörigen der Reichs-, Zonen- und Bundesverwaltung nur noch dem Bundesarchiv angeboten. Einen Großteil der Überlieferung des Bestandes bilden Personalakten von Beschäftigten der Post und Bahn. Aus den Bundesministerien, der nichtministeriellen Bundesverwaltung und den Obersten Bundesgerichten gelangten Personalakten vereinzelt auch im Verbund mit Sachakten in das Zwischenarchiv. Mit Ablauf der behördlichen Aufbewahrungsfristen werden diese, sofern archivwürdig, in den Personalaktenbestand überführt. Für die Auswahl der auf Dauer im Bundesarchiv aufzubewahrenden Personalakten liegt ein Bewertungsmodell vor, welches sich an ausgewählten Geburtsjahrgängen, Laufbahnen und besonderen Biographien orientiert.

Inhaltliche Charakterisierung

Übernommen werden grundsätzlich Personalakten nach folgenden Auswahlkriterien:

Stichjahr: Geburtsdatum vor 1851 oder definiertes Geburtsjahr bzw. -monat (1873, 1880, 1895, 1915, 1927, Juni 1930, Juni 1935, Juni 1940, Juni 1945 ff.)

Funktion: Bis 1970 ausgeschiedene Beamte der Besoldungsgruppen: A 14 und höher (vor 1957 A 2a, 1a-1c, vor 1927 Gr. XI-XIII), Besoldungsgruppe B und C alle. Ab 1971 ausgeschiedene Beamte der Besoldungsgruppe A 16, Besoldungsgruppen B und C alle; ferner Besoldungsgruppe R 2 und höher. Entsprechendes gilt für Angestellte.

Besondere Biographie: Die aussondernden Dienststellen können aus ihrer Kenntnis heraus Personen benennen, die im Zentrum des öffentlichen Interesse standen, z.B.: Politiker (Bundestags-, Landtagsabgeordnete), Verbandsfunktionäre, prominente Sportler (Olympiasieger), Spione, Straftäter, politisch Verfolgte (u.a. 1933 aus dem öffentlichen Dienst Entlassene), Personen mit besonderen Tätigkeiten im Dritten Reich oder in der DDR.

Umfang, Erläuterung

30.421 DS

Bem.: Die Anzahl der Personen dürfte bei ca. 30 000 liegen.

Zitierweise

BArch PERS 101/...